Een vergadering houden kan best een hele uitdaging zijn. Wanneer je een beetje succesvol een vergadering neer wilt zetten kun je wel wat tips gebruiken. Het neerzetten van een vergadering is namelijk lang niet gemakkelijk. Zeker niet, wanneer je bedenkt dat je er vaak niet zo gek veel zin in hebt. In deze blog geef ik jou een aantal tips hoe je daadwerkelijk een goede vergadering neerzet en wat je kunt doen wanneer het ogenschijnlijk niet zo wil vlotten met een vergadering.

1. Zorg dat je een doel hebt

Wanneer je een doel hebt, en dit doel ook daadwerkelijk wilt bereiken wordt je vergadering een stuk beter. Dit komt doordat je vergadering op deze manier richting heeft en krijgt.

2. Zorg dat je alleen mensen uitnodigt die het wat aangaat

Wanneer er allerlei mensen bij de vergadering zitten, die er eigenlijk weinig te zoeken hebben, zul je zien dat deze mensen de sfeer van je vergadering een beetje verpesten. Zorg daarom dat er alleen mensen op je vergadering komen die ook daadwerkelijk iets met je vergadering te doen hebben.

3. Zorg voor catering

Catering is best belangrijk, omdat catering mensen fris en fruitig houdt. Wanneer je vergadering niet langer duurt dan een paar uurtjes, dan volstaat koffie en thee natuurlijk. Duurt je vergadering langer? Zorg dan ook voor lunch.

4. Las af en toe een pauze in

Wil je dat mensen gefocust blijven? Zorg er dan voor dat er pauze momenten in worden gelast.

5. Stel een notulist aan

Wanneer je wilt dat er iets van je vergadering blijft hangen is het wel handig om zaken op papier te zetten. Een notulist kan je hierbij helpen.

6. Zorg voor een voorzitter

Een voorzitter zorgt voor sturing in het gesprek. Een goede voorzitter zorgt dat er niet steeds wordt afgeweken van het doel.

7. Zorg ook eens voor een ander uitzicht

Wanneer je inspiratie tekort komt, denk dan ook eens aan een andere vergaderlocatie. Een ander uitzicht zorgt vaak voor een ander inzicht.

8. Stuur ruim op tijd uitnodigingen

Wanneer je mensen gaat uitnodigen is het wel handig om ze op tijd op de hoogte te brengen. De agenda’s van mensen zit vol. Dus als ze komen op je vergadering mag je daar best blij om zijn.

9. Zorg voor verschillende type overleggers

Zorg dat je tijdens de vergadering verschillende “type” mensen hebt. Zowel kritische mensen als heel erg actieve mensen.

10. heb ook een beetje plezier

Een vergadering is vaak pas echt succesvol wanneer je ook een beetje plezier hebt. Zorg er dus voor dat het niet allemaal te serieus wordt. Er mag af en toe best een beetje gelachen worden.