Het kiezen van een evenementenlocatie en in opvolging daarvan het organiseren van een top evenement, doe je niet even zomaar. Dit vereist een boel onderzoek en planning. Je moet met zoveel verschillende dingen rekening houden, dat je snel het overzicht kwijt kunt raken. In deze blog geef ik jou 10 tips om de allerbeste evenementenlocatie te kiezen.

Geografische locatie

Wanneer je wilt dat er zoveel mogelijk mensen naar je georganiseerde evenement of congres komen dan is de geografische locatie van groot belang. Breng in kaart waar je potentiele gasten vandaan komen en kies een evenementenlocatie in het midden hiervan.

Catering

De kans is zeer groot dat er heel veel verschillende soorten gasten op je evenement afkomen. Niet iedereen mag zomaar alles eten. Sommige van je gasten zullen een bepaalt dieet aanhangen, anderen zullen niet alles mogen eten door geloofsovertuiging. Een beetje evenementenlocatie draait hier zijn of haar hand niet voor om. Het is echter wel van belang dat je dit even bespreekt met de locatie waar je oog op is gevallen.

Beeld

Afhankelijk van het type evenement dat je wilt gaan organiseren kan het voorkomen dat je extra beeld apparatuur nodig hebt. Houd er rekening mee dat je niet zomaar alles gratis mag gebruiken en dat sommige evenementenlocaties niet zomaar alle apparatuur in huis hebben. Maak afspraken over extra kosten bij gebruik van een ‘x’ aantal beamers etc.

Geluid

Wanneer je een knalfeest gaat organiseren, dan kan het zomaar zo zijn dat je extra in wilt zetten op het geluid. Zorg dan dat er niet teveel andere evenementen op dezelfde dag plaats vinden op jouw locatie. Een extra hard geluid kan erg storend werken voor je gasten.

Uitloop

Een evenementenlocatie boek je meestal op basis van tijdsvakken en dagdelen. Hierbij kun je kiezen uit 4, 8 of 12 uur. Het inplannen van een evenement is echter niet altijd even simpel. Uitloop is realistisch en het is onrealistisch om te denken dat je absoluut geen uitloop zult hebben. Bespreek van te voren met je evenementenlocatie of er ruimte is voor uitloop en of er extra kosten in rekening worden gebracht.

Drukte stad

Wanneer je een goed bereikbare stad hebt uitgekozen, is het wel van belang dat deze stad ook goed bereikbaar is op de dag van je evenement. Zorg ervoor dat er geen enorme evenementen gepland staan op de dag van je evenement. Dit kan er namelijk voor zorgen dat er grote verkeersdrukte in de stad ontstaat en dat het gekozen congrescentrum hierdoor slecht te bereiken is.

Bereikbaarheid OV

Ook voor mensen die met de trein komen moet de locatie natuurlijk goed te bereiken zijn. Kies daarom voor een locatie die vlakbij een station ligt dat goed te bereiken is.

Bereikbaarheid auto

Er zullen ook mensen met de auto komen. Kies voor een locatie die vlakbij een afrit van de snelweg ligt en daarnaast voor een locatie met voldoende parkeergelegenheid.

Sfeer van de locatie

Zorg ervoor dat het type evenement dat jij wilt gaan organiseren past bij de locatie. Een heel zakelijk evenement organiseer kun je bijvoorbeeld goed organiseren in een industriële locatie. Een iets creatiever evenement organiseer je in een evenementenlocatie met een bosrijker gebied.

Betrek de evenementenlocatie bij het organiseren

Veel evenementenlocaties hebben een bulk aan ervaring in huis, waarmee ze jouw evenement echt tot een waanzinnig succes kunnen maken. Maak gebruik van deze ervaring en zorg dat je de locatie overal bij betrekt.

Veel plezier

Ik hoop dat deze tips je hebben geholpen bij het kiezen van jouw perfecte evenementenlocatie. De belangrijkste punten hierin zijn: geografische locatie, sfeer en afspraken. Zorg dat je door afspraken naderhand niet voor verassingen komt te staan en houd rekening met al je gasten, dan weet ik zeker dat jouw volgende evenement een super succes wordt.